Een klant die niet betaalt is vervelend. Een professionele betalingsherinnering sturen voelt ongemakkelijk. In dit artikel krijg je gratis sjablonen voor elke fase van achterstallige betaling, én leer je hoe je het volledig automatiseert.
In dit artikel:
De meeste ZZP'ers wachten te lang. Ze sturen pas een herinnering na 2-3 weken en voelen zich dan nog schuldig ook. Dat is precies het probleem — hoe langer je wacht, hoe normaler het voor de klant wordt om laat te betalen.
🎯 Gouden regel:
Stuur je eerste herinnering 3 dagen na de vervaldatum. Niet later. Je bent een ondernemer, geen liefdadigheidsinstelling.
De reden dat zo veel ZZP'ers dit uitstellen: het voelt ongemakkelijk, ze willen de relatie niet beschadigen en ze hopen dat het vanzelf goed komt. Spoiler: dat doet het niet. Onderzoek van Xero toont aan dat facturen die 30 dagen te laat zijn een 50% lagere kans op betaling hebben dan facturen die op dag 5 opgevolgd worden.
Elke herinnering heeft een andere toon. Dit is de ladder die werkt:
Vriendelijk herinneren
Gaat ervan uit dat het een vergissing is. Geen verwijt, wel duidelijk.
Stevige follow-up
Vraagt om bevestiging van betaaldatum. Iets minder ruimte voor vrijblijvendheid.
Formele aanmaning
Geeft een concrete nieuwe uiterste datum. Noemt vervolgstappen.
Definitieve aanmaning
Afstandelijk. Verwijst naar boekhouder/accountant. Dit voelt als een laatste kans.
Kopieer, pas aan en gebruik vrij. Vervang de tekst tussen [haakjes] door je eigen gegevens.
Stap 1 — Vriendelijke herinnering (dag 3)
Vriendelijk en begripvolOnderwerp:
Herinnering: factuur [factuurnummer] — €[bedrag]
E-mailtekst:
Hoi [naam], Ik wilde je even herinneren aan factuur [factuurnummer] van [datum], ter waarde van €[bedrag] (vervaldatum: [vervaldatum]). Waarschijnlijk is dit er even tussendoor geglipt — dat overkomt iedereen. Je kunt direct betalen via de link in de oorspronkelijke e-mail, of via onderstaande betaallink. [Betaallink] Mocht je vragen hebben, laat het me weten! Met vriendelijke groet, [Jouw naam]
Stap 2 — Stevige follow-up (dag 7)
Direct en zakelijkOnderwerp:
Nogmaals: factuur [factuurnummer] staat nog open
E-mailtekst:
Hoi [naam], Mijn herinnering van eerder deze week lijkt onopgemerkt te zijn gebleven. Factuur [factuurnummer] van €[bedrag] staat nog altijd open (vervaldatum was [vervaldatum]). Ik verzoek je vriendelijk om voor [nieuwe datum + 5 dagen] te betalen. Heb je een vraag over de factuur? Dan hoor ik het graag. [Betaallink] Met vriendelijke groet, [Jouw naam]
Stap 3 — Dringende aanmaning (dag 14)
Formeel en urgentOnderwerp:
AANMANING: factuur [factuurnummer] — directe actie vereist
E-mailtekst:
Beste [naam], Dit is mijn derde bericht over factuur [factuurnummer] van €[bedrag], die nu [X] dagen achterstallig is. Ik verzoek je dringend om voor [datum in 5 dagen] te betalen. Als ik voor die datum geen betaling of reactie ontvang, zie ik mij genoodzaakt verdere stappen te ondernemen. [Betaallink] Met vriendelijke groet, [Jouw naam]
Stap 4 — Laatste aanmaning (dag 30)
Afstandelijk en finaalOnderwerp:
Definitieve aanmaning: factuur [factuurnummer]
E-mailtekst:
Beste [naam], Dit is mijn definitieve aanmaning voor factuur [factuurnummer] van €[bedrag]. De betaling is nu [X] dagen te laat. Mijn boekhouder/accountant heeft dit dossier overgenomen. Als we voor [datum + 7 dagen] geen betaling ontvangen, wordt dit doorgestuurd voor incasso. Betaal direct via: [betaallink] Met vriendelijke groet, [Jouw naam]
Als ondernemer heb je recht op de wettelijke handelsrente (BW art. 6:119a) bij te late betaling door een zakelijke klant. Momenteel ligt die rente op circa 8% per jaar.
📄 Op je factuur vermelden?
Aanbevolen, maar niet verplicht voor zakelijke klanten. Gebruik: “Bij te late betaling is wettelijke handelsrente verschuldigd.”
⚖️ Incasso inschakelen?
Als 4 herinneringen niet werken en het gaat om een aanzienlijk bedrag (€500+), is een incassobureau of rechtbank een optie. Maar in de praktijk werkt de dag-30 e-mail in 80% van de gevallen.
Alle bovenstaande sjablonen handmatig bijhouden voor meerdere klanten is tijdrovend en foutgevoelig. Chaser automatiseert dit volledig:
Meer lezen over automatisch factureren? Lees ook: Automatisch factureren als ZZP'er en Terugkerende facturen voor ZZP'ers.
Hoe lang mag ik wachten voor ik een betalingsherinnering stuur?
Je kunt een betalingsherinnering sturen zodra de betaaltermijn is verstreken — dus direct na de vervaldatum. In de praktijk stuur je de eerste herinnering na 3 tot 7 dagen. Vriendelijk maar duidelijk. Wacht je langer, dan vergroot je de kans dat de klant het 'normaal' vindt om laat te betalen.
Mag ik als ZZP'er rente in rekening brengen bij te late betaling?
Ja. Op grond van het Burgerlijk Wetboek (BW 6:119a) heb je recht op de wettelijke handelsrente als de klant te laat betaalt. Deze staat momenteel op circa 8% per jaar. Je hoeft dit niet van tevoren aan te kondigen als je een zakelijke klant hebt. Vermeld het op je factuur of in je algemene voorwaarden voor meer duidelijkheid.
Hoe schrijf ik een professionele betalingsherinnering?
Een goede betalingsherinnering is: (1) vriendelijk maar direct, (2) bevat het factuurnummer en het openstaande bedrag, (3) noemt de nieuwe uiterste betaaldatum, en (4) biedt een makkelijke manier om te betalen (betaallink). Vermijd te verontschuldigende taal — je hebt het recht om betaald te worden.
Kan ik betalingsherinneringen automatiseren als ZZP'er?
Ja. Met Chaser hoef je nooit meer zelf een herinnering te schrijven. Je voegt een factuur in, stelt een vervaldatum in en Chaser stuurt automatisch herinneringen op dag 3, 7, 14 en 30 — in de toon die past bij de situatie. Gratis voor de eerste 3 facturen.
Chaser stuurt de juiste herinnering op het juiste moment — altijd professioneel, altijd op tijd. Gratis voor de eerste 3 facturen.
Gratis starten met Chaser →Geen creditcard · Klaar in 2 minuten