Factuur sturen per email: de complete gids (2025)
Als freelancer of zzp'er stuur je tientallen facturen per jaar. Maar hoe stuur je een factuur per email op een manier die professioneel overkomt en snel betaald wordt? In deze gids lees je alles wat je moet weten.
π‘ Snel antwoord
Stuur je factuur als PDF-bijlage, schrijf een duidelijke onderwerpregel met het factuurnummer en het bedrag, en vermeld de betalingstermijn in de email. Volg na 3 dagen op als er nog niet betaald is.
Wat je nodig hebt voordat je de factuur verstuurt
Voordat je op "verzenden" klikt, controleer je of je factuur aan alle wettelijke eisen voldoet. Een geldige factuur in Nederland bevat:
- βJe naam en adres (of bedrijfsnaam)
- βJe KvK-nummer en BTW-nummer (als je BTW-plichtig bent)
- βNaam en adres van de klant
- βUniek factuurnummer
- βFactuurdatum en betalingstermijn
- βOmschrijving van de geleverde diensten of producten
- βBedrag exclusief BTW, BTW-bedrag en totaalbedrag
- βJe IBAN-rekeningnummer
De perfecte onderwerpregel
De onderwerpregel bepaalt of je email snel geopend wordt of in de inbox verdwijnt. Gebruik altijd:
Goede voorbeelden
Vermijd vage onderwerpregels zoals "Factuur" of "Rekening". Die komen professioneel slecht over en worden vaker genegeerd.
Voorbeeld emailtekst: factuur versturen
Hier is een bewezen email template die je direct kunt gebruiken:
Onderwerp: Factuur INV-2025-042 β β¬1.800,00 β betaling voor 30 mei 2025
Beste [naam klant],
In de bijlage vind je factuur INV-2025-042 voor de werkzaamheden die ik heb verricht in april 2025.
Factuurbedrag: β¬1.800,00 (inclusief 21% BTW)
Betalingstermijn: 14 dagen (vΓ³Γ³r 30 mei 2025)
IBAN: NL12 ABNA 0123 4567 89
Mocht je vragen hebben over de factuur, neem dan gerust contact met me op.
Met vriendelijke groet,
[Jouw naam]
[Telefoonnummer]
Factuur als bijlage of in de email?
Stuur je factuur altijd als PDF-bijlage. Dat is de standaard in het bedrijfsleven en makkelijk te archiveren voor je klant. Sommige boekhoudsoftware verwerkt PDF-facturen zelfs automatisch.
β Gebruik PDF omdat:
- β’ Opmaak blijft altijd goed
- β’ Makkelijk te archiveren
- β’ Professionele uitstraling
- β’ Werkt met boekhoudprogramma's
β Vermijd:
- β’ Word of Excel bestanden
- β’ Factuurgegevens alleen in email
- β’ Foto's van handgeschreven facturen
- β’ Links naar Google Docs
Wanneer stuur je de factuur?
Timing is cruciaal voor snelle betaling:
Direct na oplevering
Stuur de factuur zodra het project af is. Hoe eerder je factureert, hoe eerder je betaald wordt.
Niet op vrijdagmiddag
Emails die op vrijdagmiddag aankomen worden soms pas maandag geopend. Dinsdag of woensdag ochtend werkt het beste.
Begin van de maand
Veel bedrijven verwerken facturen aan het begin van de maand. Stuur je factuur op 1e of 2e van de maand voor snellere verwerking.
Vermijd feestdagen
Facturen die net voor kerst of zomervakantie binnenkomen worden vaak later betaald.
Wat als er niet betaald wordt?
Helaas betalen niet alle klanten op tijd. De meeste freelancers wachten te lang voordat ze een herinnering sturen. Hier is een bewezen aanpak:
Vriendelijke herinnering
Stuur een korte, vriendelijke email. Veel mensen vergeten gewoon te betalen.
Follow-up
Iets formeler. Vraag wanneer je de betaling kunt verwachten.
Urgente herinnering
Duidelijk dat je serieus bent. Noem mogelijke gevolgen.
Laatste aanmaning
Formele aanmaning. Verwijs naar incassobureau als laatste stap.
Voorbeeld: herinnerings-email
Onderwerp: Herinnering: Factuur INV-2025-042 β betaling verwacht
Beste [naam klant],
Ik wil je vriendelijk herinneren dat factuur INV-2025-042 van β¬1.800,00 op 30 mei jl. betaald had moeten zijn.
Heb je al betaald? Dan kun je deze herinnering negeren β hartelijk dank!
Mocht er een probleem zijn met de factuur, hoor ik dat graag.
Met vriendelijke groet,
[Jouw naam]
Automatisch herinneringen sturen met Chaser
Handmatig herinneringen sturen kost tijd en is ongemakkelijk. Veel freelancers sturen herinneringen te laat of helemaal niet, uit angst om opdrachten te verliezen.
Chaser automatiseert dit volledig. Je voegt een factuur toe, en Chaser stuurt automatisch herinneringen op dag 3, 7, 14 en 30 β in jouw naam, met jouw toon.
Chaser gebruikers betalen gemiddeld 14 dagen sneller
- βAutomatische escalatie-emails in 4 stappen
- βProfessionele PDF-facturen genereren
- βBekijken of de klant de email heeft geopend
- βWerkt in het Nederlands, Engels, Duits en Frans
π Stop met handmatig herinneringen sturen
Chaser doet het automatisch. Gratis te beginnen, geen creditcard nodig.
Probeer Chaser gratis βVeelgestelde vragen
Mag ik een factuur per email sturen in Nederland?
Ja, elektronische facturen zijn volledig rechtsgeldig in Nederland. Zorg wel dat de factuur alle wettelijke verplichte gegevens bevat.
Hoe lang is een betalingstermijn wettelijk gezien?
Voor consumenten geldt een maximale betalingstermijn van 30 dagen. Voor zakelijke klanten kun je een andere termijn afspreken, maar 14 of 30 dagen is gebruikelijk.
Wanneer mag ik incassokosten in rekening brengen?
Je kunt incassokosten in rekening brengen na een aanmaning waarin je de klant 14 dagen extra geeft om te betalen. De wettelijke incassokosten zijn minimaal β¬40 en maximaal 15% van het factuurbed
Wat doe ik als een klant niet reageert?
Stuur een formele aanmaning per email (of aangetekende post voor grote bedragen), en schakel daarna eventueel een incassobureau in. Zorg dat je alle correspondentie bewaart.