Factuur Versturen per Email: Alles Wat Je Moet Weten (+ Gratis Templates)
Een factuur versturen per email is de norm in 2026. Maar hoe doe je het goed? Wat zijn de wettelijke vereisten en hoe zorg je dat klanten ook Γ©cht betalen?
Meer dan 95% van alle facturen in Nederland wordt tegenwoordig per email verstuurd. Het is snel, goedkoop en volledig rechtsgeldig β mits je het goed doet. In deze gids leggen we uit welke vereisten er gelden, welke fouten je moet vermijden, en geven we je drie gratis e-mailsjablonen die je direct kunt gebruiken.
Wettelijke vereisten voor facturen per email
Een factuur per email heeft exact dezelfde wettelijke status als een papieren factuur β zolang de factuur zelf aan alle eisen voldoet. Volgens de Nederlandse Belastingdienst moet een factuur het volgende bevatten:
- β Je volledige naam of bedrijfsnaam en adres
- β Je KvK-nummer
- β Je BTW-identificatienummer (als je BTW-plichtig bent)
- β Naam en adres van de klant
- β Factuurnummer (uniek en oplopend)
- β Factuurdatum
- β Omschrijving van de geleverde goederen of diensten
- β Bedrag exclusief BTW per item
- β Het toepasselijke BTW-tarief (0%, 9% of 21%)
- β BTW-bedrag en totaalbedrag inclusief BTW
- β Betalingstermijn of vervaldatum
- β Je IBAN-rekeningnummer
π‘ KOR-vrijstelling?
Val je onder de Kleineondernemersregeling (KOR), dan hoef je geen BTW te vermelden. Vermeld dan: "BTW vrijgesteld o.g.v. artikel 25 OB wet β Kleineondernemersregeling".
3 Gratis email templates voor het versturen van facturen
Hieronder vind je drie kant-en-klare e-mailsjablonen. Kopieer en pas aan naar jouw situatie.
Template 1: Standaard factuurmail aan klant
Gebruik dit voor elke nieuwe factuur aan een klant.
Onderwerp: Factuur [NUMMER] β [JOUW NAAM/BEDRIJF] β betaling voor [DATUM]
Beste [NAAM KLANT],
Hierbij ontvang je factuur [NUMMER] voor de werkzaamheden die ik heb uitgevoerd in de periode [PERIODE].
Factuurnummer: [NUMMER]
Bedrag: β¬[BEDRAG] (inclusief BTW)
Vervaldatum: [DATUM]
Betalen op: NL00 XXXX 0000 0000 00 t.n.v. [NAAM]
Je vindt de gedetailleerde factuur in de bijlage als PDF.
Heb je vragen? Dan hoor ik het graag.
Met vriendelijke groet,
[NAAM]
Template 2: Factuur met korte betalingstermijn (7 dagen)
Ideaal voor nieuwe klanten of klanten die eerder laat betaalden.
Onderwerp: Factuur [NUMMER] β betaling gevraagd voor [DATUM + 7 DAGEN]
Beste [NAAM KLANT],
Bijgaand stuur ik je factuur [NUMMER] voor [OMSCHRIJVING WERK].
Bedrag: β¬[BEDRAG]
Betalingstermijn: 7 dagen β graag voor [EXACTE DATUM]
IBAN: NL00 XXXX 0000 0000 00
Mocht je vragen hebben over de factuur, neem dan gerust contact op.
Met vriendelijke groet,
[NAAM]
Template 3: Factuur voor herhaalopdracht / vaste klant
Voor terugkerende klanten waarbij je een warmere toon kunt gebruiken.
Onderwerp: Factuur [NUMMER] [MAAND] β [JOUW NAAM]
Hi [NAAM],
Alles goed? Hierbij de factuur voor onze samenwerking in [MAAND].
Factuur: [NUMMER] | Bedrag: β¬[BEDRAG] | Vervalt: [DATUM]
Details staan in de PDF-bijlage. Betalen via [IBAN] of via de betaallink in de bijlage.
Tot volgende maand!
[NAAM]
Veelgemaakte fouten bij facturen per email
β Geen PDF bijlage β alleen inline tekst
Een factuur als platte tekst in de email is moeilijk te archiveren, ziet er onprofessioneel uit en kan problemen geven bij belastingcontroles. Stuur altijd een PDF-bijlage.
β Vergeten betalingstermijn te vermelden
Zonder vervaldatum weet de klant niet wanneer betaling verwacht wordt. Gebruik altijd een concrete datum, bijv. 'Betaling voor 1 juni 2026' β niet 'binnen 30 dagen'.
β Niet opvolgen bij uitblijven betaling
De grootste fout: niets doen als de factuur onbetaald blijft. Studies tonen aan dat facturen die niet worden opgevolgd gemiddeld 60% langer onbetaald blijven. Stuur na de vervaldatum altijd een herinnering.
β Verkeerd emailadres gebruiken
Stuur facturen naar de boekhoudafdeling, niet naar je vaste contactpersoon. Vraag bij aanvang van een opdracht altijd: 'Naar welk emailadres moet ik mijn facturen sturen?'
β Geen referentienummer of PO-nummer vermelden
Grotere bedrijven vereisen een inkoopordernummer (PO) op je factuur. Ontbreekt dit, dan gaat de factuur retour en loopt betaling vertraging op.
Automatisch opvolgen met Chaser
Je hebt de factuur verstuurd β en dan? De praktijk is dat 87% van de ZZP'ers weleens te maken heeft gehad met een klant die te laat betaalt. De enige manier om dit structureel op te lossen is automatisch opvolgen.
Met Chaser verstuur je de factuur, en Chaser stuurt daarna automatisch de herinneringen:
Jij hoeft niets te doen β Chaser regelt de follow-up automatisch. En zodra de klant betaalt, stop je de reeks met één klik.
Nooit meer handmatig achter je facturen aan
Chaser verstuurt de herinneringen automatisch. Gratis voor 3 facturen.
Gratis starten βVeelgestelde vragen
Mag je een factuur per email sturen in Nederland?
Ja, een factuur per email is in Nederland volledig wettelijk geldig β ook voor de Belastingdienst. De inhoud van de factuur bepaalt de geldigheid, niet de wijze van verzending. Zorg dat de factuur alle verplichte velden bevat (BTW-nummer, KvK, etc.) en bewaar een kopie voor je administratie.
Welke betalingstermijn moet ik op mijn factuur vermelden?
Wettelijk geldt bij zakelijke klanten een standaard betalingstermijn van 30 dagen als je niets afspreekt. Je kunt ook 7, 14 of 21 dagen afspreken. Vermeld altijd de exacte vervaldatum op je factuur, bijv. 'Betaling voor 1 juni 2026'. Dit voorkomt discussie over wanneer betaling verwacht wordt.
Moet ik een PDF bijvoegen of kan ik de factuur in de email zetten?
Stuur altijd een PDF-bijlage. Een factuur als platte tekst in een email is moeilijk te archiveren voor de klant, ziet er minder professioneel uit, en kan problemen geven bij belastingcontroles. Een PDF-factuur is eenvoudig te bewaren, te printen en door te sturen naar een boekhoudprogramma.
Wat doe ik als mijn klant de factuur-email niet heeft ontvangen?
Vraag de klant om je spammap te checken. Stuur de factuur opnieuw als CC of via een ander emailadres. Bij Chaser zie je of de email geopend is β zo weet je precies of de klant hem heeft gezien. Zo voorkom je het excuus 'ik heb hem niet ontvangen'.
Hoe zorg ik dat klanten sneller betalen na een factuur per email?
Gebruik een korte betalingstermijn (7-14 dagen), vermeld een directe betaallink (iDEAL), en volg automatisch op als betaling uitblijft. Chaser stuurt automatisch herinneringen op dag 3, 7, 14 en 30 β zodat jij dit niet meer handmatig hoeft te doen.