Eine korrekte Rechnung nach §14 UStG ist mehr als ein Zettel mit einer Zahl drauf. Fehlende Pflichtangaben können zur Ablehnung durch das Finanzamt führen. In diesem Artikel: alle Pflichtfelder, ein kostenloses Rechnungsmuster und wie du sicherstellst, dass deine Rechnung auch bezahlt wird.
In diesem Artikel:
Jede Rechnung in Deutschland muss folgende Angaben enthalten:
✅ Pflichtfelder für jede Rechnung
💡 Rechnungen über €150: Für Rechnungen über €150 (Kleinbetragsrechnungen) gelten alle oben genannten Pflichtfelder. Unter €150 genügt eine vereinfachte Angabe.
Hier ein Muster mit allen Pflichtangaben. Felder in [Klammern] durch deine Daten ersetzen:
[Dein Name / Unternehmensname]
[Straße + Hausnummer]
[PLZ Ort]
Steuernummer: [Deine Steuernummer]
USt-IdNr.: DE[Nummer] (falls vorhanden)
E-Mail: [deine@email.de]
An:
[Kundenname / Firmenname]
[Straße]
[PLZ Ort]
RECHNUNG
Rechnungsnummer: [RE-2026-001]
Rechnungsdatum: [17.05.2026]
Leistungszeitraum: [April 2026]
Fällig bis:
[31.05.2026]
Bankverbindung: [Kontoinhaber] · IBAN: [DE...] · BIC: [...]
Zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug.
Fehlende oder doppelte Rechnungsnummer
Rechnungsnummern müssen fortlaufend und eindeutig sein. Lücken sind erlaubt, aber doppelte Nummern nicht.
Kein Leistungszeitraum angegeben
Es reicht nicht, nur das Rechnungsdatum zu nennen. Der Zeitraum oder Zeitpunkt der Leistungserbringung muss explizit stehen.
Falscher oder fehlender Steuersatz
Wenn du mehrwertsteuerpflichtig bist, muss der Steuersatz (7% oder 19%) und der Steuerbetrag angegeben sein.
Fehlende Steuernummer oder USt-IdNr.
Ohne deine steuerliche Identifikation ist die Rechnung für den Kunden nicht zum Vorsteuerabzug geeignet.
Zu kurze Zahlungsfrist ohne Vereinbarung
Die gesetzliche Zahlungsfrist beträgt 30 Tage. Kürzere Fristen (z.B. Net 14) sind möglich, müssen aber vereinbart sein.
Als Kleinunternehmer (Jahresumsatz unter €22.000 im Vorjahr, voraussichtlich unter €50.000 im laufenden Jahr) stellst du Rechnungen ohne MwSt.-Ausweis aus.
✅ Was du tust
⚠️ Was du nicht tust
Rechnung sofort nach Abschluss der Leistung stellen — je länger du wartest, desto weniger dringend fühlt es sich für den Kunden an.
Zahlungslink oder SEPA-Lastschrift anbieten — Rechnungen mit direktem Zahlungsweg werden 2× schneller bezahlt.
Zahlungsziel auf 14 Tage statt 30 setzen — die meisten Kunden akzeptieren das ohne Widerspruch.
Automatische Zahlungserinnerung ab Tag 3 nach Fälligkeit — mit Chaser vollautomatisch, kein manueller Aufwand.
Hast du Daueraufträge? Dann schau dir unseren Artikel über wiederkehrende Rechnungen für Freelancer an — einmalig einrichten, automatisch monatlich oder quartalsweise versendet.
Für den Export in DATEV, Lexware oder andere Buchhaltungssoftware unterstützt Chaser den UBL 2.1 XML-Export (EN 16931 / PEPPOL BIS Billing 3.0) — direkt kompatibel mit DATEV ohne manuellen Import.Mehr auf der deutschen Chaser-Seite →
Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung als Freiberufler enthalten?
Nach §14 UStG muss eine Rechnung enthalten: vollständiger Name und Anschrift (Leistender und Empfänger), Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung mit Zeitpunkt/Zeitraum, Nettobetrag, anzuwendender Steuersatz und Steuerbetrag, Gesamtbetrag (brutto), Zahlungsziel.
Brauchen Freiberufler eine Umsatzsteuer-ID?
Freiberufler, die auf Kleinunternehmerregelung (§19 UStG) verzichten oder die Umsatzgrenze überschreiten, müssen eine USt-IdNr. beantragen und auf Rechnungen angeben. Kleinunternehmer können stattdessen nur die Steuernummer angeben und ausweisen 'kein Umsatzsteuerausweis nach §19 UStG'.
Wie hoch ist die Mehrwertsteuer für Freiberufler in Deutschland?
Der Regelsteuersatz beträgt 19%. Für bestimmte Leistungen gilt der ermäßigte Steuersatz von 7% (z.B. einige Kulturleistungen). Freiberufler unter der Kleinunternehmerregelung stellen Rechnungen ohne MwSt. aus.
Was passiert, wenn ein Kunde die Rechnung nicht bezahlt?
Schicke zunächst eine freundliche Zahlungserinnerung (Tag 3), dann eine bestimmte Mahnung (Tag 7), dann eine formelle Mahnung (Tag 14), dann eine Abschlussmahnung (Tag 30). Danach kannst du Inkasso oder das Mahnverfahren einleiten. Chaser automatisiert die gesamte Mahnfolge für dich.
Chaser erstellt professionelle PDF-Rechnungen mit allen §14-UStG-Pflichtangaben — inklusive UBL-XML-Export für DATEV und automatischen Zahlungserinnerungen. Kostenlos für die ersten 3 Rechnungen.
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