Een factuur sturen klinkt eenvoudig, maar er zijn meer verplichte gegevens dan de meeste ZZP'ers denken. En hoe je de e-mail schrijft, bepaalt mede hoe snel je betaald wordt. In dit artikel: de complete checklist, een gratis e-mailsjabloon en hoe je nooit meer achter betaling hoeft aan te jagen.
In dit artikel:
De Belastingdienst stelt strenge eisen aan facturen. Mis je één verplicht gegeven, dan is je factuur niet rechtsgeldig voor BTW-aftrek bij je klant — wat tot betaalconflicten kan leiden.
✅ Verplichte factuurgegevens
💡 Tip:Bij diensten naar het buitenland (B2B) kan het 0%-BTW-tarief gelden (verlegd BTW). Vermeld dan “BTW verlegd” en het BTW-nummer van de klant op de factuur.
Kopieer onderstaand sjabloon en pas het aan. Houd het kort — de factuur bevat alle details, de e-mail is alleen het omhulsel.
Onderwerpregel:
Factuur [nummer] van [jouw naam] — te voldoen voor [datum]
E-mailtekst:
Hoi [naam], Hierbij stuur ik je de factuur voor [korte omschrijving, bijv. 'de website-teksten van april']. 📄 Factuurnummer: [nummer] 💰 Bedrag: €[bedrag] incl. BTW 📅 Betaaltermijn: [betaaldatum, bijv. 1 juni 2026] De factuur is bijgevoegd als PDF. Je kunt direct betalen via: [betaallink of rekeningnummer + tenaamstelling] Heb je vragen? Dan hoor ik het graag. Met vriendelijke groet, [Jouw naam] [Jouw telefoonnummer / website]
🔥 Pro tip: Voeg altijd een betaallink toe. Facturen met een betaallink worden gemiddeld 2× sneller betaald dan facturen zonder. Chaser genereert automatisch iDEAL-betaallinks bij elke factuur.
Maak je factuur aan
Gebruik een factuurprogramma of -sjabloon. Zorg dat alle verplichte gegevens aanwezig zijn (zie stap 1). Geef de factuur een doorlopend nummer.
Sla op als PDF
Een PDF garandeert dat de opmaak vaststaat op elk apparaat. Gebruik geen Word of Google Docs — de opmaak kan verschuiven.
Schrijf je e-mail
Gebruik bovenstaand sjabloon. Korte onderwerpregel, kort lichaam, factuur als bijlage. Voeg een betaallink toe.
Verstuur
Stuur de e-mail naar het juiste e-mailadres — bij grotere bedrijven is dat vaak een finance/accounting e-mail, niet de directe contactpersoon.
Stel een herinnering in
Zet direct na versturen een herinnering voor dag 3 na de vervaldatum. Of gebruik Chaser voor volledig automatische opvolging.
Stuur de factuur direct na afronding
Hoe langer je wacht, hoe minder urgent het voor de klant voelt. Stuur liefst dezelfde dag nog.
Gebruik kortere betaaltermijnen
Net 14 leidt tot snellere betaling dan Net 30 — zonder significant meer klachten. Probeer het.
Voeg een betaallink toe
iDEAL voor Nederlandse klanten, Stripe voor internationale. Chaser genereert dit automatisch.
Stuur een vriendelijke herinnering op dag 3
Niet op dag 14, niet op dag 21. Op dag 3. De meeste late betalingen zijn gewoon vergeten.
Automatiseer de opvolging
Als je met meerdere klanten werkt, is handmatig opvolgen onmogelijk vol te houden. Tools als Chaser doen het voor je.
Bij vaste klanten die je elke maand factureert, is handmatig factureren tijdverspilling. Lees ook onze gidsen over: terugkerende facturen als ZZP'er en automatisch factureren als ZZP'er.
Als een factuur niet betaald wordt, helpt onze gids betalingsherinnering sturen als ZZP'er met sjablonen voor elke fase — of je gebruikt Chaser voor volledig automatische opvolging.
Wat moet er verplicht op een factuur als ZZP'er?
Verplichte gegevens op een ZZP-factuur: jouw naam en adres, KvK-nummer, BTW-identificatienummer (btw-id), naam en adres van de klant, factuurnummer (doorlopend), factuurdatum, omschrijving van de dienst of het product, bedrag exclusief BTW, BTW-tarief (0%, 9% of 21%) en BTW-bedrag, totaalbedrag inclusief BTW.
Hoe stuur ik een factuur per e-mail als ZZP'er?
Gebruik een duidelijke onderwerpregel zoals 'Factuur 2026-001 van [jouw naam] — te voldoen voor [datum]'. Voeg de factuur als PDF bij. Houd de e-mailtekst kort: vermeld de opdracht, het bedrag en de betaaltermijn. Voeg een betaallink toe voor snellere betaling.
Hoe lang mag ik wachten met een factuur sturen?
Je bent wettelijk verplicht om een factuur te sturen. Er is geen maximumtermijn voor versturen, maar hoe sneller je factureert, hoe sneller je betaald wordt. Stuur bij voorkeur direct na afronding van de opdracht, of op de afgesproken facturatiedatum.
Wat als mijn klant niet betaalt na het versturen van de factuur?
Stuur een professionele betalingsherinnering. Als die ook niet helpt, volg je op met een steeds dringendere aanmaning. Tools als Chaser automatiseren dit: dag 3 vriendelijke herinnering, dag 7 stevige follow-up, dag 14 formele aanmaning, dag 30 definitieve aanmaning. Dit werkt in 80% van de gevallen.
Chaser maakt professionele PDF-facturen met alle verplichte gegevens — inclusief iDEAL-betaallink en automatische herinneringen als de klant niet betaalt. Gratis voor de eerste 3 facturen.
Gratis starten →Geen creditcard · Klaar in 2 minuten