Bijgewerkt mei 2026 · 8 min lezen
Factureren is één ding, maar hoe verwerk je die factuur in je boekhouding? Voor veel ZZP'ers is dit het minst leuke deel van het werk. Toch is het cruciaal: zonder goede administratie mist je de BTW-aangifte, betaal je te veel belasting of kom je in de problemen bij een belastingcontrole. Dit artikel legt het stap voor stap uit.
Je debiteuren zijn je klanten die nog geld aan jou verschuldigd zijn. Je debiteurenadministratie is simpelweg de lijst van openstaande facturen.
Openstaande facturen
Facturen verstuurd maar nog niet betaald — dit zijn je debiteuren.
Betaalde facturen
Facturen waarvan betaling is ontvangen — worden afgeboekt uit je debiteuren.
BTW-aangifte
Elke factuur bevat BTW die je afdraagt aan de Belastingdienst. Je debiteurenadministratie is de basis.
De meeste ZZP'ers gebruiken één van deze tools. Zo verwerk je een verkoopfactuur in elk pakket:
BTW is niet jouw geld — je int het voor de Belastingdienst. Hier zijn de twee typen BTW die je bijhoudt:
BTW die jij in rekening brengt aan je klant. Dit moet je afdragen aan de Belastingdienst. Bijhouden: elke factuur die jij verstuurt.
Bijv: Factuur €1.000 + 21% BTW = €210 uitvoer-BTW te betalen
BTW die jij betaalt op zakelijke inkopen (software, apparatuur, bureaukosten). Dit is aftrekbaar — je verrekent het met je uitvoer-BTW.
Bijv: Adobe-abonnement €100 + 21% = €21 terug te vorderen
| Frequentie | Wanneer | Voor wie |
|---|---|---|
| Per kwartaal | Uiterlijk de laatste dag van de maand na afloop kwartaal | Meeste ZZP'ers |
| Per maand | Uiterlijk de laatste dag van de volgende maand | Grote omzet of op verzoek BD |
| Per jaar | Voor 31 maart van het volgende jaar | Kleine afdracht <€1.883/jaar BTW |
Chaser genereert professionele PDF-facturen én UBL 2.1 XML — het standaardformaat voor elektronische facturatie dat compatible is met Exact Online, Moneybird, Snelstart en AFAS.
Je boekhouder kan de UBL-bestanden direct inladen zonder handmatig overtypen. Minder fouten, minder tijd.
7 jaar — dit is de wettelijke bewaartermijn in Nederland voor alle fiscale documenten, inclusief facturen, bankafschriften en BTW-aangiftes. Digitale opslag is toegestaan, mits de facturen raadpleegbaar zijn bij een eventuele belastingcontrole.
Ja — facturen moeten een uniek, oplopend nummer hebben. De Belastingdienst controleert of er geen gaten in de nummering zijn (dat kan duiden op verborgen omzet). Gebruik een duidelijk systeem zoals FAC-2026-001.
Maak een creditnota aan (een negatieve factuur voor hetzelfde bedrag) om de oorspronkelijke factuur te corrigeren. Stuur dan een nieuwe factuur met het correcte bedrag. Verwijder nooit een factuur uit je administratie.
Als je een factuur definitief oninbaar beschouwt (na alle aanmaningspogingen), kun je een oninbare debiteur boeken als verlies. De BTW die je al hebt afgedragen op deze factuur kun je terugvorderen via je BTW-aangifte.
Ja — Chaser exporteert facturen als UBL 2.1 XML. In Moneybird ga je naar Verkoop → Import → UBL-facturen en upload je het bestand. Alle gegevens worden automatisch ingeladen. Controleer altijd de BTW-code na import.
Gerelateerde artikelen: BTW berekenen ZZP · Offerte schrijven ZZP · Factuur per e-mail